Cómo hacer una rueda de prensa
Una rueda de prensa se utiliza para dar a conocer noticias importantes (por ejemplo, el lanzamiento de una campaña o una noticia importante) relacionadas con una organización o empresa, y en ella participan periodistas y representantes de la empresa u organización.
Durante una rueda de prensa, los participantes pueden hacer declaraciones, responder preguntas de los periodistas y proporcionar detalles sobre eventos, lanzamientos, decisiones o cualquier otro tema de interés público.
Las ruedas de prensa son comunes en el ámbito político, empresarial, deportivo y cultural, entre otros. Se utilizan como una forma de comunicación directa con los medios de comunicación y, por ende, con el público en general.
Las ruedas de prensa suelen estar organizadas por instituciones, partidos políticos, sindicatos, grupos empresariales o personas con relevancia pública, los cuales son los que tienen mayor poder para convocar.
Porque una de las cosas más difíciles de conseguir es que vengan periodistas a tu rueda de prensa y que después se refleje en los diferentes medios.
Pasos a seguir a la hora de organizarla
1/ El tema o el motivo
No se puede convocar a la prensa porque sí. Tienes la página web para poder hacer anuncios sobre tu empresa.
Si no vas a decir nada interesante o novedoso ahórrate el gasto y el esfuerzo.
2/ Listado de medios
Si el tema es deportivo no tiene mucho sentido convocar a la prensa del corazón, una vez elegido el tema, tienes que tener claro a quién vas a convocar por lo que es clave que hagas un listado de medios a los que les pueda interesar asistir.
3/ Buscar fecha y hora
Mucho cuidado con los días que elegimos para la rueda y con las horas. Dependiendo de los medios tendrás que valorar si prefieres hacerlo a primera hora de la mañana, a media mañana o por la tarde.
Una hora muy buena para convocar ruedas de prensa suele ser los viernes hacia media mañana, si además consigues hacerla en un hotel donde se producen otras ruedas de prensa, mejor.
También hay ruedas de prensa por la tarde e incluso últimamente se han presentado cosas en domingo, pero para hacerlo tienes que tener una razón muy buena.
4/Lugar
Hay que asegurarse de que es un sitio accesible. Y si no lo es, hay que cubrir el transporte. Si tienes que desplazar a los periodistas, ese gasto es asumido por los organizadores.
Por supuesto, debe contar con todos los requisitos técnicos, conexión a Internet, Wi-Fi, pantalla, proyector, micrófonos, alargadores eléctricos, etc.
5/ Redacción de la nota de prensa.
Lógicamente hay que invitar a los periodistas, así que hay que redactar una buena convocatoria donde no faltenlos datos clave.
Hay que decir de la forma más clara posible la información fundamental del evento, de qué vas a hablar y por qué, cuándo vas a hablar, dónde vas a hacerlo y si es relevante, quién va a hablar. Vamos que de la forma más breve posible se responda a las 5W de la noticia.
6/ Portavoces y mensaje.
Además del tema, también es muy importante tener un buen portavoz. Tanto por su cargo o su responsabilidad dentro de la empresa, como por su facilidad para emitir el mensaje. Debe ser la voz cantante del acto, dar la bienvenida, presentar a las personas que intervengan y despedirse
Que sea capaz de hablar en público, responder a las preguntas, ser claro, directo y conciso es básico.
La/las persona/s que intervienen como portavoces deben ser capaces de responder a las preguntas de los periodistas, sí, ya sé que son normas básicas de educación pero no conviene olvidarlas.
7/ FAQs (Frequently Asked Questions – Pregunta frecuentes)
Para ayudar al portavoz también se puede elaborar un pequeño cuestionario con posibles preguntas para que se pueda preparar mejor su discurso y este en disposición de adelantar posibles preguntas. Aunque siempre se puede uno ayudar del : “Sin comentarios” o “eso hoy no toca”.
8/ Dossier de prensa.
Es la información que vas a dar a los periodistas, por lo que debes asegurarte que es útil y facilita el trabajo. Normalmente se incluye la nota de prensa con la información que has presentado e imágenes en alta resolución, tanto en formato digital (normalmente en un USB) e impreso.
También se puede utilizar un código QR desde el que acceder a toda la información.
9/ Difusión en redes sociales.
Debes hacer uso de las redes sociales tanto antes del evento como de la repercusión que ha tenido después. Además, puedes interactuar con los periodistas que acuden a la rueda y estos pueden también utilizarlas. Por eso se utiliza los #hastags.
10/ Seguimiento de la rueda de prensa.
Y aunque no pertenece a la rueda de prensa, sí es una de las acciones que no debes olvidar porque tienes que medir el resultado de la rueda, así que debes controlar qué se ha difundido, cómo, en qué canales,…
Con estas breves ideas creo que te puedes enfrentar a una rueda de prensa con cierta soltura y ten siempre en cuenta que aunque tú creas que algo ha salido mal, muchas veces el público no lo sabe porque no sabe lo que tenías preparado
https://123emprende.com/blog/como-organizar-una-rueda-de-prensa/
https://eolocomunicacion.com/organizar-ruedas-de-prensa/
https://www.cicerocomunicacion.es/rueda-de-prensa/
https://comunicaciencia.unirioja.es/como_preparar_rueda_prensa.shtml
https://weezevent.com/es/blog/organizar-rueda-prensa/
https://www.medinacomunicacion.com/una-rueda-de-prensa-en-diez-pasos/